Ajouter un entrepreneur
La plupart des entrepreneurs sont ajoutés au moment où Hemma traite leur premier devis ou facture — l'IA lit le document, trouve le numéro de TVA, et crée l'entrepreneur pour vous. Mais parfois vous devez en ajouter un à la main : un constructeur que vous venez de rencontrer, un artisan sans numéro de TVA sur sa carte, un architecte que vous voulez sur le projet avant qu'aucune paperasse n'arrive.
01Où le trouver
Entrepreneurs dans la navigation principale, puis Ajouter un entrepreneur en haut de la page. Le formulaire s'ouvre dans deux modes — recherche par TVA ou saisie manuelle.
02La voie rapide : la recherche par TVA
Tapez le numéro de TVA belge — BE suivi de dix chiffres, comme BE0123.456.789 — et appuyez sur Rechercher. Hemma interroge deux sources publiques :
- BCE/KBO — la Banque-Carrefour des Entreprises. C'est de là que viennent le nom de l'entreprise, la forme juridique (SRL, SA, entreprise individuelle…), l'adresse officielle, les codes NACE, et le statut actif/inactif.
- VIES — le service de validation de TVA de l'UE. Il indique à Hemma si le numéro de TVA est actuellement valide pour la facturation transfrontalière.
En quelques secondes, le formulaire se remplit : nom de l'entreprise, forme juridique, adresse, et les codes NACE qui décrivent l'activité commerciale. Deux petites pastilles de statut apparaissent en bas — une pour le statut BCE (actif/inactif), une pour la validité TVA.
Vous ajoutez ensuite les parties qui ne sont pas dans le registre public : e-mail, téléphone, site web, notes. Ce sont les champs dont vous avez réellement besoin au quotidien. La BCE peut vous dire qu'une entreprise existe ; seul votre contact sait quel mobile appeler quand quelque chose tourne mal sur le chantier.
Appuyez sur Enregistrer et l'entrepreneur est créé. Hemma exécute alors un job d'enrichissement en arrière-plan qui associe les codes NACE à un métier afin que l'entrepreneur apparaisse dans le bon groupe sur la page Entrepreneurs et dans les comparaisons de devis.
Avertissements que vous pourriez voir
- "Cette entreprise n'est plus active à la BCE." Le dossier BCE est marqué inactif — cela signifie généralement que l'entreprise a cessé son activité ou est en liquidation. Hemma vous laisse quand même l'ajouter (vous êtes peut-être en train de réconcilier de vieux papiers), mais l'avertissement est un signal pour poser des questions.
- "Le numéro de TVA n'est pas valide pour VIES." Le numéro de TVA existe à la BCE mais VIES ne le valide pas pour le commerce intra-UE. Pour la facturation entre Belges, cela importe rarement, mais cela vaut un coup d'œil. Voir le numéro de TVA d'un entrepreneur ne valide pas pour le détail complet des messages d'erreur.
03La voie manuelle (pas de numéro de TVA)
Certains entrepreneurs n'ont pas de numéro de TVA à vous donner, ou vous ne l'avez tout simplement pas encore et vous ne voulez pas attendre. Appuyez sur Je n'ai pas de numéro de TVA sous le champ de recherche et le formulaire bascule en saisie manuelle.
Les champs ont la même forme — nom (obligatoire), TVA (facultative, peut être ajoutée plus tard), forme juridique, adresse, e-mail, téléphone, site web, notes — moins le pré-remplissage automatique. Enregistrez et vous pouvez revenir plus tard pour ajouter le numéro de TVA ; la prochaine fois, Hemma exécutera la recherche et remplira tout le reste.
04Ce que "ajouté" veut dire
Un entrepreneur dans Hemma est une entrée sur votre page Entrepreneurs avec un nom, des détails TVA facultatifs, des informations de contact, et toutes les données BCE que Hemma a récupérées. Dès le moment où ils existent, ils sont disponibles partout ailleurs :
- Les devis et factures que Hemma traite leur sont associés automatiquement.
- Les comparaisons de devis regroupent leurs devis face à d'autres entrepreneurs du même métier.
- Le total dû commence à suivre ce que vous leur devez dès que leur première facture arrive.
- Les détails du registre public — statut BCE, codes NACE, signaux financiers — apparaissent sur leur page de détail.
05Questions courantes
Hemma a déjà créé un entrepreneur lorsque j'ai uploadé un devis. Dois-je quand même l'ajouter manuellement ? Non. L'extraction par IA crée l'entrepreneur pour vous au premier document correspondant. Vous n'avez besoin du formulaire Ajouter un entrepreneur que lorsque vous voulez un entrepreneur dans votre projet avant que de la paperasse n'arrive.
La recherche TVA dit "non trouvé". Deux causes habituelles : le numéro a été mal tapé, ou l'entreprise est enregistrée hors de Belgique. Le formulaire ne connaît aujourd'hui que le registre BCE/KBO belge. Pour les entrepreneurs non belges, utilisez la voie manuelle.
Puis-je modifier un entrepreneur après l'avoir enregistré ? Oui. Ouvrez la page de détail de l'entrepreneur et les champs de contact (e-mail, téléphone, site web, notes) sont modifiables. Les champs issus de la BCE (nom, forme juridique, adresse, NACE) se rafraîchissent automatiquement quand les données BCE changent — ils ne sont pas modifiables à la main parce que le registre public est la source de vérité.
Pourquoi ai-je besoin d'un e-mail et d'un téléphone ? Pas strictement. Les deux sont facultatifs. Mais c'est ce que le reste de Hemma utilise quand il suggère un brouillon d'e-mail après une comparaison de devis ou qu'il prépare un rappel pour un jalon manqué. Les remplir une fois économise de la frappe plus tard.
06En cas de problème
- La recherche TVA tourne sans fin et expire : la BCE est parfois lente ou hors service. Passez à la voie manuelle et ajoutez le numéro de TVA plus tard.
- La recherche a trouvé la mauvaise entreprise : très rare, mais possible si un numéro a été réutilisé. Vérifiez les chiffres, puis ajoutez manuellement si la BCE est réellement dans l'erreur.
- Un entrepreneur en double a été créé : Hemma déduplique sur le numéro de TVA, mais deux entrepreneurs sans numéro de TVA et avec des noms similaires peuvent tous deux finir dans votre liste. Envoyez un e-mail à hello@gethemma.app avec les deux ID d'entrepreneur et nous les fusionnerons pour vous.