Comment fonctionne le transfert d'e-mails

01Comment ça marche

Vous avez deux options. Vous pouvez transférer un e-mail que vous recevez vers votre adresse projet. Ou vous donnez l'adresse directement à votre entrepreneur, architecte ou commune, et ils envoient tout directement à Hemma.

Dès que Hemma reçoit un e-mail, tout se fait automatiquement. Les pièces jointes sont séparées et traitées individuellement. Chaque PDF et image est lu par l'IA. Montants, dates, noms d'entrepreneurs. Tout est extrait. S'il y a une date d'échéance, elle apparaît dans votre calendrier.

Vous trouverez votre adresse e-mail projet dans Paramètres → Projet, ou sur votre écran d'accueil. Copiez-la et c'est parti.

02Ce que Hemma fait de vos pièces jointes

Chaque pièce jointe est traitée séparément. Hemma détermine d'abord de quoi il s'agit : une facture, un devis, un permis, un plan, une photo. Cela détermine ce qui se passe ensuite.

Pour les factures et devis, Hemma extrait tout : le montant total, la TVA, l'entrepreneur, le numéro de facture, la date d'échéance. Ces données sont liées à votre budget. Vous voyez immédiatement ce qui a changé.

Les photos et plans sont stockés et étiquetés. Les documents techniques sont conservés avec leurs métadonnées. Tout est consultable dans vos documents.

03Ce que Hemma lit dans l'e-mail

Ce ne sont pas que les pièces jointes qui comptent. Hemma lit aussi l'e-mail lui-même.

Si votre entrepreneur écrit qu'il passe mardi, ou que la livraison est retardée, ou qu'il y a un coût supplémentaire, Hemma le détecte. Les rendez-vous et échéances sont transformés en événements de calendrier. Les informations importantes sont enregistrées comme note sur le message.

Les e-mails transférés avec de longues conversations ne posent pas de problème. Hemma reconnaît les anciennes réponses et les signatures répétées, et les filtre. Seul le contenu pertinent est traité.

04Ce qui est filtré

Chaque pièce jointe n'est pas forcément utile. Hemma le sait.

• Images de signature, reconnues par des noms de fichiers comme signature.png.
• Logos, petites images inline comme logo.png ou image001.png.
• Images de pied de page et espaceurs, éléments de mise en page sans contenu.
• Tout ce qui n'est pas un PDF ou une image. Hemma ne traite que ces deux types, donc les tableurs, archives et exécutables sont ignorés.

Vous ne perdez rien. Sur la page de détail de chaque message, vous voyez exactement ce qui a été traité et ce qui a été ignoré, et pourquoi. Rien ne disparaît sans explication.

05Comment prévenir votre entrepreneur

Vous n'avez pas besoin d'expliquer Hemma. Envoyez simplement ce message :

«Bonjour, pourriez-vous envoyer les factures et devis à [votre adresse e-mail projet] désormais ? Ils seront traités automatiquement. Merci !»

C'est tout. Votre entrepreneur n'a pas besoin de savoir ce qu'est Hemma. Il envoie un e-mail, vous avez votre document.

C'est pareil pour votre architecte, votre commune, votre assureur. Toute personne qui vous envoie des documents peut utiliser cette adresse.