Een aannemer toevoegen
De meeste aannemers worden toegevoegd op het moment dat Hemma hun eerste offerte of factuur verwerkt — de AI leest het document, vindt het BTW-nummer en maakt de aannemer voor je aan. Maar soms moet je er een handmatig toevoegen: een aannemer die je net hebt ontmoet, een vakman zonder BTW-nummer op zijn kaartje, een architect die je in het project wilt nog voor er papierwerk binnenkomt.
01Waar vind je het
Aannemers in de hoofdnavigatie, dan Aannemer toevoegen bovenaan de pagina. Het formulier opent in twee modi — BTW-opzoeking of handmatig.
02De BTW-opzoeking (de snelle weg)
Typ het Belgische BTW-nummer — BE gevolgd door tien cijfers, bijvoorbeeld BE0123.456.789 — en tik op Zoeken. Hemma bevraagt twee openbare bronnen:
- KBO/BCE — de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hier komen de bedrijfsnaam, rechtsvorm (BV, NV, eenmanszaak…), officieel adres, NACE-codes en actief/niet-actief-status vandaan.
- VIES — de Europese BTW-validatiedienst. Die vertelt Hemma of het BTW-nummer momenteel geldig is voor grensoverschrijdende facturatie.
Binnen een paar seconden vult het formulier zich: bedrijfsnaam, rechtsvorm, adres en de NACE-codes die de bedrijfsactiviteit beschrijven. Onderaan verschijnen twee kleine statuspillen — één voor de KBO-status (actief/niet-actief), één voor de BTW-geldigheid.
Je vult dan de stukken aan die niet in het openbaar register staan: e-mail, telefoon, website, notities. Dat zijn de velden die je dagelijks echt nodig hebt. KBO kan je vertellen dat een bedrijf bestaat; alleen jouw contact weet wiens gsm je moet bellen als er iets fout loopt op de werf.
Tik op Bewaren en de aannemer is aangemaakt. Hemma start dan op de achtergrond een verrijkingstaak die de NACE-codes koppelt aan een vakgebied, zodat de aannemer in de juiste groep verschijnt op de Aannemers-pagina en in offertevergelijkingen.
Waarschuwingen die je kunt zien
- "Dit bedrijf is niet meer actief in KBO." Het KBO-record is gemarkeerd als niet-actief — meestal betekent dat dat het bedrijf gestopt is of in vereffening zit. Hemma laat je nog steeds toe het toe te voegen (je bent misschien oude papieren aan het verwerken), maar de waarschuwing is een teken om vragen te stellen.
- "Het BTW-nummer is niet geldig voor VIES." Het BTW-nummer bestaat in KBO maar VIES valideert het niet voor intracommunautaire handel. Voor Belgisch-Belgische facturatie maakt dat zelden uit, maar het is een blik waard. Zie Het BTW-nummer van een aannemer kan niet gevalideerd worden voor het volledige overzicht van foutmeldingen.
03De handmatige weg (geen BTW-nummer)
Sommige aannemers hebben geen BTW-nummer om je te geven, of je hebt het gewoon nog niet en je wilt niet wachten. Tik op Ik heb geen BTW-nummer onder het zoekveld en het formulier schakelt over naar handmatige invoer.
De velden hebben dezelfde vorm — naam (verplicht), BTW (optioneel, kan later worden toegevoegd), rechtsvorm, adres, e-mail, telefoon, website, notities — alleen zonder automatische invulling. Bewaar en je kunt later terugkomen om het BTW-nummer toe te voegen; de volgende keer dat je dat doet, voert Hemma de opzoeking uit en vult de rest aan.
04Wat "toegevoegd" betekent
Een aannemer in Hemma is een vermelding op je Aannemers-pagina met een naam, optionele BTW-gegevens, contactinformatie en eventuele KBO-data die Hemma heeft opgehaald. Vanaf het moment dat ze bestaan, zijn ze overal anders beschikbaar:
- Offertes en facturen die Hemma verwerkt worden automatisch aan hen gekoppeld.
- Offertevergelijkingen zetten hun offertes naast die van andere aannemers in hetzelfde vakgebied.
- Het openstaande totaal begint bij te houden wat je hen verschuldigd bent zodra hun eerste factuur binnenkomt.
- Openbare gegevens — KBO-status, NACE-codes, financiële signalen — verschijnen op hun detailpagina.
05Veelgestelde vragen
Hemma heeft al een aannemer aangemaakt toen ik een offerte uploadde. Moet ik die nog handmatig toevoegen? Nee. De AI-extractie maakt de aannemer voor je aan op het eerste passende document. Je hebt het formulier Aannemer toevoegen alleen nodig wanneer je een aannemer in je project wilt voor er papierwerk is binnengekomen.
De BTW-opzoeking zegt "niet gevonden". Twee gewone oorzaken: het nummer is verkeerd getypt, of het bedrijf is buiten België geregistreerd. Het formulier kent vandaag enkel het Belgische KBO/BCE-register. Gebruik voor niet-Belgische aannemers de handmatige weg.
Kan ik een aannemer aanpassen nadat ik die heb opgeslagen? Ja. Open de detailpagina van de aannemer en de contactvelden (e-mail, telefoon, website, notities) zijn bewerkbaar. De KBO-velden (naam, rechtsvorm, adres, NACE) ververs automatisch wanneer KBO-data verandert — die zijn niet handmatig bewerkbaar omdat het openbaar register de bron van waarheid is.
Waarom heb ik een e-mailadres en een telefoonnummer nodig? Strikt genomen niet. Beide zijn optioneel. Maar ze zijn wel wat de rest van Hemma gebruikt wanneer het een conceptmail voorstelt na een offertevergelijking of een opvolgactie koppelt aan een gemiste mijlpaal. Eenmalig invullen scheelt later typen.
06Als het misloopt
- BTW-opzoeking blijft eindeloos draaien en valt in time-out: KBO is af en toe traag of plat. Schakel over naar de handmatige weg en voeg het BTW-nummer later toe.
- De opzoeking vond het verkeerde bedrijf: heel zeldzaam, maar mogelijk als een nummer is hergebruikt. Controleer de cijfers nog eens en voeg handmatig toe als KBO echt fout zit.
- Er is een dubbele aannemer aangemaakt: Hemma deduplicieert op BTW-nummer, maar twee aannemers zonder BTW-nummer en met gelijkaardige namen kunnen beiden in je lijst belanden. Mail naar hello@gethemma.app met de twee aannemer-ID's en we voegen ze samen.