Quels types de documents Hemma comprend
Quand un document arrive, la première chose que Hemma fait est de se demander : qu'est-ce que c'est ? La réponse détermine ce qui est extrait, où ça apparaît, et comment c'est traité.
Hemma classe chaque document dans l'un de huit types. Cet article les passe en revue.
01Les huit types
Facture. Une note d'un entrepreneur ou d'un fournisseur. Hemma extrait le nom de l'entrepreneur et son numéro de TVA, le numéro de facture et la date, la date d'échéance, les montants HT et TVA, le total, l'IBAN, la communication structurée, et chaque ligne avec sa quantité et son prix unitaire. Les factures sont le type que Hemma prend le plus au sérieux — elles bénéficient d'une seconde lecture par IA pour vérification croisée.
Devis. Une proposition de prix d'un entrepreneur. Mêmes champs qu'une facture, sauf qu'il n'y a pas encore de paiement. Les devis ont aussi la double lecture par IA parce que les chiffres pilotent à terme les décisions budgétaires et les comparaisons côte à côte.
Permis. Un document municipal. Permis de bâtir, permis d'environnement, certificat PEB, tout ce qui vient de votre commune. Hemma stocke le fichier et l'étiquette pour le retrouver ; il n'extrait pas de champs d'argent, parce qu'il n'y en a généralement pas.
Plan. Plans d'architecte, plans techniques, plans d'étage. Hemma stocke le fichier en pleine résolution pour que vous puissiez l'annoter et le partager avec votre architecte. Pas d'extraction financière.
Doc technique. Manuels, fiches techniques, spécifications, certifications. Le genre de paperasse que votre installateur vous remet à la mise en service de la pompe à chaleur. Stocké et étiqueté pour quand vous en aurez besoin des années plus tard.
Photo. Une image du chantier. Stockée avec ses métadonnées d'origine pour que vous puissiez la retrouver par date.
Inspiration. Une photo de référence ou capture d'écran — le genre de chose que vous enregistrez en parcourant Pinterest avant une rénovation. Même traitement qu'une photo, étiquette différente, pour que votre tableau d'inspiration ne se mélange pas avec vos photos de chantier.
Autre. Tout ce qui ne rentre nulle part. Stocké, étiqueté « autre », recherchable par nom. Si « autre » revient trop souvent pour votre projet, c'est un signe que la classification de Hemma déraille — voir l'IA a extrait le mauvais montant ou entrepreneur pour savoir comment corriger.
02Étiquetage métier sur les factures et devis
Pour les factures et les devis, Hemma identifie aussi le métier dont le document parle : terrassement, structure, toiture, menuiserie extérieure, électricité, plomberie, chauffage et ventilation, chape et revêtements, plâtrage, menuiserie intérieure, peinture, aménagement extérieur, ou divers.
Cette étiquette est ce qui permet à l'arbre du budget de regrouper les travaux liés, et ce qui alimente la comparaison côte à côte des devis quand deux électriciens vous chiffrent. C'est aussi ce qui apparaît à côté du nom de l'entrepreneur sur la ligne du fichier, pour qu'un coup d'œil suffise à savoir de quel type de travaux il s'agit.
03Que faire si le type est faux
Hemma extrait un score de confiance avec chaque classification. S'il est inférieur à 80 %, le document arrive dans À vérifier et Hemma vous demande de choisir le bon type dans un menu déroulant. Une fois que vous confirmez, Hemma relance l'extraction avec le bon type pour que les bons champs en sortent.
Vous pouvez aussi remplacer le type après coup sur n'importe quelle page de détail. Le fichier original ne change pas ; seules l'étiquette de type et ce que Hemma en extrait changent.
Le classifieur regarde le contenu du document, pas le nom de fichier. Donc un PDF nommé scan_001.pdf qui contient une facture sera quand même classé comme facture. Le nom de fichier n'est qu'un libellé pour vous.
04Questions courantes
Mon entrepreneur a envoyé un devis et une facture dans un seul PDF. Que se passe-t-il ? Hemma traite le fichier comme un document unique et choisit le type dominant. Si vous avez vraiment besoin qu'ils soient séparés, demandez à l'entrepreneur de les envoyer en deux pièces jointes — un PDF par document est toujours l'entrée la plus propre.
Une lettre communale n'est pas vraiment un « permis » — est-elle classée comme tel ? Cela dépend du contenu. Une lettre annonçant une inspection est plus probablement classée comme « autre » que comme permis. Vous pouvez changer le type si Hemma s'est trompé.
Pourquoi Hemma n'a-t-il pas de type « contrat » ? Parce qu'en pratique, les chantiers de particuliers en Belgique reçoivent rarement des contrats signés autonomes en PDF — la plupart des accords vivent dans les devis acceptés. Si un contrat arrive, Hemma le classe en « autre » ou « doc technique » selon la forme.
05En cas de problème
- Le mauvais type a été attribué et les champs financiers ont l'air bizarres ? Voir l'IA a extrait le mauvais montant ou entrepreneur.
- Le document n'a jamais reçu de type et est resté dans À vérifier ? Voir un document est bloqué dans « À vérifier ».