Étiqueter et catégoriser les documents
Hemma trie les documents de deux façons. Le type — facture, devis, permis, plan, photo, et ainsi de suite — est défini automatiquement à l'arrivée du document. Les étiquettes sont des libellés libres que vous ajoutez vous-même. Cet article concerne les étiquettes.
01À quoi servent les étiquettes
Les étiquettes sont la manière de retrouver un document par sujet six mois plus tard, quand vous ne vous rappelez plus le nom de l'entrepreneur et que le nom de fichier est scan_001.pdf.
Quelques choses que les étiquettes font bien :
- Regrouper les documents qui appartiennent à la même pièce, phase ou métier. « Salle de bain », « phase-3 », « electrical ».
- Marquer les documents qui nécessitent un suivi. « à-payer », « à-vérifier », « décision-en-attente ».
- Garder visibles les pistes parallèles. « maison-principale » vs « cabane-de-jardin » si vous construisez les deux.
Il n'y a pas de règle sur la façon d'étiqueter. Utilisez le vocabulaire qui a du sens pour vous. La recherche de Hemma fera correspondre ce que vous tapez.
02Où étiqueter
Ouvrez n'importe quelle page de détail de document. La rangée d'étiquettes se trouve juste sous la barre de titre sur le bureau. Sur mobile, c'est à un tap derrière l'icône Étiquettes.
Pour ajouter une étiquette, tapez le nom. Hemma suggère les étiquettes existantes de votre projet pendant que vous tapez, plus le vocabulaire de construction standard — electrical, plumbing, hvac, roofing, foundation, structure, finishing, supplies, labour, permit, deposit, instalment, warranty, et ainsi de suite. Appuyez sur une suggestion pour l'accepter, ou appuyez sur Entrée pour en ajouter une nouvelle.
Pour retirer une étiquette, appuyez sur le petit × sur la pastille.
Il y a environ cinquante étiquettes pré-cuites issues d'un vocabulaire de construction belge — métiers, phases, matériaux, contexte de document. Choisissez parmi les suggestions quand vous le pouvez. Cela garde tout le monde dans votre projet sur le même vocabulaire, ce qui garde la recherche cohérente.
03Catégoriser — la partie déjà faite par Hemma
Vous ne catégorisez pas les documents dans Hemma. Le champ type — facture, devis, permis, plan, photo, inspiration, doc technique, autre — le fait pour vous, et Hemma le définit automatiquement selon le contenu du document.
Si le type est faux, vous pouvez le changer sur la page de détail. Voir vérifier et corriger ce que l'IA a extrait pour quand Hemma vous demande de confirmer un type, et quels types de documents Hemma comprend pour ce que chaque type signifie.
Donc le modèle mental est :
- Type : quel genre de document c'est. Défini par Hemma.
- Étiquettes : à quel sujet, pièce ou statut il se rapporte. Défini par vous.
Les deux sont recherchables depuis la page Fichiers.
04Limites des étiquettes
Un document peut avoir jusqu'à vingt étiquettes. Chaque étiquette fait entre un et cent caractères. Les barres obliques, tirets et points sont OK. Les espaces sont OK mais rendent les étiquettes plus difficiles à taper plus tard — cuisine-renovation est plus pratique que cuisine renovation.
Il n'y a pas de plafond au niveau du projet sur le nombre d'étiquettes uniques que vous pouvez créer. La même étiquette appliquée à trente documents compte pour une seule étiquette.
05Questions courantes
Dois-je étiqueter chaque document ? Non. Étiquetez les documents que vous voulez peut-être retrouver par sujet plus tard. Une photo isolée d'une prise murale n'a probablement pas besoin d'étiquette. Un devis d'entrepreneur que vous mettez en balance avec un autre devis, oui — étiquetez les deux avec le même sujet de projet, puis cherchez ça.
Mon partenaire utilise des mots différents pour la même chose — est-ce que ça casse les choses ? Oui. Si l'un·e de vous étiquette « cuisine » et l'autre « keuken », une recherche de l'un manquera l'autre. Choisissez un vocabulaire ensemble. La liste de suggestions de Hemma est un bon point de départ — elles sont toutes en anglais à dessein, précisément pour empêcher cela à travers les langues.
Puis-je renommer une étiquette partout ? Pas en un clic. Modifiez l'étiquette sur chaque document. Le vocabulaire pré-cuit existe en partie pour empêcher que ça devienne un problème — si vous partez des suggestions, vous n'aurez probablement pas besoin de renommer.
Les étiquettes sont-elles partagées avec mon équipe ? Oui. Tout le projet voit les mêmes étiquettes sur les mêmes documents, et la liste de suggestions tire de chaque étiquette utilisée par n'importe quel·le membre du projet.
06En cas de problème
- Vous ne trouvez pas un document par étiquette ? Vérifiez que l'étiquette est orthographiée exactement comme vous l'avez appliquée (la recherche est exacte pour les étiquettes). Voir je ne trouve pas un document que j'ai uploadé.