Hoe e-mail doorsturen werkt
Elk Hemma-project krijgt een eigen e-mailadres. Stuur er een factuur naartoe, of geef het aan je aannemer. Hemma ontvangt het bericht, verwerkt de bijlagen, en regelt de rest. Eén e-mail — alles afgehandeld.
01Hoe het werkt
Je hebt twee opties. Je kunt een e-mail die je ontvangt doorsturen naar je project-adres. Of je geeft het adres rechtstreeks aan je aannemer, architect of gemeente — dan sturen ze alles direct naar Hemma.
Zodra Hemma een e-mail ontvangt, gebeurt alles automatisch. Bijlagen worden losgekoppeld en apart verwerkt. Elke PDF en afbeelding wordt gelezen door AI. Bedragen, datums, aannemersnamen — alles wordt eruit gehaald. Als er een vervaldatum in zit, verschijnt die in je agenda.
Je vindt je project-e-mailadres onder Instellingen → Project, of op je startscherm. Kopieer het en je bent klaar.
02Wat Hemma doet met je bijlagen
Elke bijlage wordt apart verwerkt. Hemma kijkt eerst wat het is: een factuur, een offerte, een vergunning, een plan, een foto. Dat bepaalt wat er daarna gebeurt.
Bij facturen en offertes haalt Hemma er alles uit: het totaalbedrag, BTW, de aannemer, het factuurnummer, de vervaldatum. Die gegevens worden gekoppeld aan je budget — je ziet meteen wat er verandert.
Foto's en plannen worden opgeslagen en getagd. Technische documenten worden bewaard met hun metadata. Alles is terug te vinden onder je documenten.
Eén e-mail met drie bijlagen? Hemma maakt er drie aparte documenten van. Elk wordt apart geclassificeerd en verwerkt.
03Wat Hemma leest uit de e-mail zelf
Het zijn niet alleen de bijlagen die tellen. Hemma leest ook de e-mail zelf.
Als je aannemer schrijft dat hij dinsdag langskomt, of dat de levering vertraagd is, of dat er een extra kost bijkomt — Hemma pikt dat op. Afspraken en deadlines worden omgezet naar agenda-items. Belangrijke informatie wordt bewaard als notitie bij het bericht.
Bij doorgestuurde e-mails met lange threads is dat geen probleem. Hemma herkent oude replies en herhaalde handtekeningen, en filtert die eruit. Alleen de relevante inhoud wordt verwerkt.
Stuur gerust hele e-mailthreads door. Hemma leest alleen het nieuwe gedeelte en negeert wat eronder hangt.
04Wat wordt weggefilterd
Niet elke bijlage is nuttig. Hemma weet dat.
- Handtekeningafbeeldingen — te klein om een document te zijn.
- Logo's — herkende patronen die geen inhoud bevatten.
- Footer-afbeeldingen — inline elementen uit de e-mailopmaak.
- Niet-ondersteunde bestandstypes — zoals .zip of .exe.
Je verliest er niets door. Op de detailpagina van elk bericht zie je precies wat er is verwerkt en wat is overgeslagen — en waarom. Niets verdwijnt zonder uitleg.
05Hoe vertel je het aan je aannemer
Je hoeft niets uit te leggen over Hemma. Stuur gewoon dit bericht:
«Hallo, kun je facturen en offertes voortaan sturen naar [je project-e-mailadres]? Dan worden ze automatisch verwerkt. Bedankt!»
Dat is alles. Je aannemer hoeft niet te weten wat Hemma is. Ze sturen een e-mail, jij hebt je document.
Hetzelfde geldt voor je architect, je gemeente, je verzekeraar. Iedereen die je documenten stuurt, kan dat adres gebruiken.
Kopieer je project-e-mailadres via Instellingen → Project, en stuur je volgende factuur door.
Naar instellingen →