Bijhouden wat per aannemer nog openstaat
De budgetpagina vertelt je wat je project kost. De pagina Aannemers vertelt je wie er nog op jou wacht. Beide weergaven tellen, en ze komen uit dezelfde data — gewoon anders opgesneden.
01Waar vind je het
Aannemers in de hoofdnavigatie. Elke rij is één aannemer, gesorteerd met de meest dringende vervaldatum bovenaan, zodat wie achterstallige facturen heeft naar boven drijft.
Elke rij toont:
- De naam en het vakgebied van de aannemer.
- Hun BTW-nummer, met een vinkje als VIES het valideerde (zie Het BTW-nummer van een aannemer kan niet gevalideerd worden).
- Het openstaand bedrag — facturen die niet als betaald zijn gemarkeerd, opgeteld.
- De meest dringende vervaldatum — de eerstvolgende vervaldatum van een onbetaalde factuur, met een signaalkleur als ze nadert of voorbij is.
- Gezondheidsbadges — kleine vlaggetjes als Hemma iets in de openbare registers heeft opgemerkt (geschrapt, naam komt niet overeen, enz.).
Tik op een rij om de detailpagina van de aannemer te openen.
02Wat "openstaand" betekent
Voor één aannemer gebruikt Hemma deze formule:
Openstaand = som van incl.-BTW-totalen van elke factuur − som van incl.-BTW-totalen van elke betaalde factuur.
Een paar bijzonderheden die daaruit volgen:
- Offertes tellen niet mee. Openstaand is enkel facturen. Een offerte van €40.000 wordt niet openstaand zodra je ze aanvaardt; ze wordt openstaand zodra je een factuur voor het werk ontvangt.
- Creditnota's tellen negatief mee. Een creditnota van een aannemer vermindert wat je hen verschuldigd bent. Hemma haalt negatieve totalen correct op en rolt ze mee.
- Als betaald markeren beweegt de naald onmiddellijk. Zodra je op Markeren als betaald tikt op een factuur, telt die niet meer mee voor openstaand. Zie Een factuur als betaald markeren.
- Bedragen zijn incl. BTW. Zelfde conventie als de rest van Hemma — zie Netto, BTW en totaal.
- Nog geen gedeeltelijke betalingen. Een factuur is ofwel betaald (telt als nul) ofwel onbetaald (telt voor het volledige bedrag). Er is geen half-betaalde toestand in deze versie.
03De detailpagina van een aannemer
Tik op een aannemerrij en je komt op hun detailpagina. Drie dingen leven hier:
- De hoofding — naam, vakgebied, BTW-nummer, contactgegevens. Wat Hemma uit de Belgische ondernemingsregistratie (KBO) heeft opgehaald, staat hier ook.
- De totalenstrook — gefactureerd, geoffreerd, betaald en openstaand. Dezelfde getallen, opgesplitst zodat je ziet waar het openstaande cijfer vandaan komt.
- De assetlijst — elke factuur, offerte, plan, foto of notitie die aan deze aannemer hangt. Gesorteerd op datum.
De lijst is het auditspoor: scrol hem door om te zien welke facturen precies bijdragen aan het openstaand totaal, en klik op één om ze als betaald te markeren of een extractie te corrigeren.
04Veelgestelde vragen
Waarom verschilt het openstaand totaal van wat mijn aannemer me vertelt? Drie gewone oorzaken: (1) je hebt een factuur die zij nog niet hebben verstuurd, of omgekeerd; (2) een van hun facturen zit in Nazicht nodig en is niet meegeteld (los het eerst op — zie Een extractie nakijken en corrigeren); (3) je hebt een factuur als betaald gemarkeerd waarvoor zij nooit het geld hebben ontvangen. Loop de assetlijst af — het antwoord zit erin.
Waarom heeft de meest dringende vervaldatum een kleur? Dezelfde signaalschaal die overal wordt gebruikt — zie Wat de signaalkleuren betekenen. Oranje betekent dat ze nadert; rood betekent dat ze voorbij is.
Een aannemer staat in de lijst maar ik heb hen niet aangenomen. Ze hebben je waarschijnlijk een offerte gestuurd. Offertes tellen voor de aannemerslijst (zodat je ze kunt vergelijken) maar niet voor openstaand. Negeer de rij tot je een echte factuur ontvangt, of verwijder de aannemer van het project als je zeker bent dat je niet met hen werkt.
Hoe voeg ik een aannemer handmatig toe? Vanaf de pagina Aannemers, Aannemer toevoegen. Zie Een aannemer toevoegen voor de volledige flow met BTW-opzoeking.
05Als het misloopt
- Het openstaand totaal lijkt te hoog: je hebt waarschijnlijk een factuur die niet als betaald is gemarkeerd. Open de detailpagina en loop de lijst af.
- Het openstaand totaal lijkt te laag: een factuur is mogelijk aan een andere aannemer gekoppeld (een extractie heeft de aannemer fout). Zie De AI heeft het verkeerde bedrag of de verkeerde aannemer gehaald.
- De aannemerrij ontbreekt volledig: de aannemer op de factuur komt met geen enkele aannemer in het project overeen. Open de factuur, corrigeer het aannemerveld en de rij verschijnt.