Lier une facture ou un devis à une ligne budgétaire

01Avant de commencer

Vous avez besoin d'un budget. Si vous n'en avez pas encore construit, voir construire un budget de zéro ou importer un budget depuis Excel ou CSV. Lier ne fonctionne pas contre un arbre vide.

Vous avez aussi besoin que la facture (ou le devis) soit traitée et confirmée — tout ce qui est encore dans À vérifier doit être résolu d'abord. Voir vérifier et corriger ce que l'IA a extrait.

02Comment lier

Ouvrez la facture ou le devis depuis la page Fichiers. Hemma vous dépose automatiquement sur l'écran de liaison la première fois, puisque lier est l'étape qui suit l'extraction. Chaque ligne de la facture obtient sa propre carte avec trois éléments :

• La ligne elle-même : description, montant, et (si la facture les a détaillés) HT et TVA. Si l'IA a mal lu le montant — une ligne à 0,00 €, ou un chiffre visiblement faux — appuyez sur le crayon à côté pour le corriger. Le nouveau montant est enregistré à part, avant que vous ne fassiez la liaison.
• Un sélecteur de ligne budgétaire — menu déroulant recherchable de chaque ligne de votre arbre, catégories comprises. Si toute une facture relève d'une seule catégorie, liez-la directement à cette catégorie.
• Un champ montant, pré-rempli avec le montant complet de la ligne.

Choisissez la ligne budgétaire, laissez le montant tel quel, et passez à la ligne suivante. Quand chaque ligne est assignée, appuyez sur Confirmer en bas.

03Les suggestions de Hemma

Pour la plupart des factures, Hemma propose une ligne budgétaire pour chaque élément avant que vous n'arriviez — vous verrez une suggestion déjà remplie, avec une couleur de confiance à côté. Verdâtre pour une haute confiance, ambrée pour moyenne, rougeâtre pour faible.

Les suggestions viennent du même moteur d'association qui tourne sur les imports : il lit la description de la ligne, le métier de l'entrepreneur, votre arbre budgétaire et les liens passés similaires. Acceptez les hautes sans réfléchir, jetez un œil aux moyennes, et choisissez vous-même pour les faibles.

Vous avez toujours le dernier mot. Confirmer enregistre votre choix, pas celui de Hemma.

04Pourquoi cela compte

Lier est ce qui fait bouger le budget. Tant que vous ne liez pas, une facture est juste un document — visible sur Fichiers et comptée face à l'entrepreneur, mais pas face à une ligne budgétaire. Dès que vous confirmez :

• La colonne Facturé du budget se met à jour pour les lignes que vous avez choisies.
• Les couleurs de signal sur ces lignes se recalculent (voir lire l'état de votre budget).
• Le total dû de l'entrepreneur baisse si vous marquez aussi la facture comme payée (voir marquer une facture comme payée).
• Le filtre À lier sur Fichiers cesse d'afficher cette facture — vous avez rattrapé d'un cran.

Les devis fonctionnent de la même manière, sauf qu'ils alimentent la colonne Devisé au lieu de Facturé. Pour les devis, il existe aussi une voie plus rapide, ci-dessous.

05Confirmer tout un devis en une fois

Pour les devis il y a un deuxième endroit, et c'est en général le plus rapide : Ce qui a été convenu, l'écran qui liste chaque devis reçu avec la proposition de Hemma déjà remplie.

La différence tient à la taille du geste. Sur le document, vous assignez ligne par ligne. Sur Ce qui a été convenu, vous vérifiez un devis, vous corrigez ce qui se trouve sur la mauvaise ligne budgétaire, et vous appuyez une seule fois sur Confirmer le devis. Quatre devis, quatre pressions. Un devis de cent lignes reste une seule pression quand la proposition est juste.

Confirmer un devis là fait aussi quelque chose que l'écran du document ne peut pas : cela apprend à Hemma comment le travail de cet entrepreneur se répartit sur votre budget. Sa facture suivante, y compris celle qui n'est qu'un acompte, tombe sur les bonnes lignes sans qu'on vous le redemande.

Les corrections l'emportent toujours. Hemma propose, vous décidez, et rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas appuyé.

06Un document sans lignes distinctes

Certains documents arrivent sous la forme d'un seul montant avec une description, sans le moindre détail : un prix pour la toiture, et rien en dessous. Cela arrive aux devis comme aux factures.

Ouvrez-en un et l'écran d'assignation n'apparaît pas. Il n'y a rien à assigner, donc vous obtenez en bas du document un petit panneau Postes budgetaires liés, avec la phrase "Aucun poste budgétaire lié à ce document." Cette phrase est exacte et ne signale pas d'erreur : le montant est toujours sur le document et rien n'a été perdu. Mais ce panneau ne fait que rendre compte ; vous ne pouvez pas y placer l'argent.

L'endroit où le faire dépend du document :

• Un devis se règle depuis Ce qui a été convenu. Il y figure comme les autres, il indique clairement qu'il n'y a rien à lier, et Confirmer le devis le valide.
• Une facture se règle depuis Ce qui a été dépensé, qui l'affiche avec un bouton Terminé, pour la même raison : aucune ligne non assignée ne la retient.

Dans les deux cas, le montant reste enregistré face à l'entrepreneur, et le document cesse de vous solliciter.

Si le total lui-même est faux, ou si le document aurait dû comporter un détail, corrigez cela d'abord sur le document. Confirmer signifie que la répartition est juste, autant l'être avant d'appuyer.

07Répartir une ligne sur plusieurs lignes budgétaires

Si une seule ligne appartient vraiment à deux ou plusieurs lignes budgétaires — « Plomberie gros œuvre + second œuvre » partagée entre salle de bain et cuisine — vous n'avez pas à en choisir une et mentir. Ajoutez une autre ligne sur le même élément et divisez le montant. Voir répartir une facture sur plusieurs lignes budgétaires pour le parcours complet.

08Modifier plus tard

Lier n'est pas un coup unique. Après confirmation, la facture est dans son état terminal mais vous pouvez rouvrir la liaison depuis la page de détail de la facture à tout moment. Modifier la liaison vous ramène sur le même écran avec vos choix précédents chargés ; changez-les et enregistrez. Le budget bouge en conséquence.

09Questions courantes

Je ne sais pas à quelle ligne budgétaire rattacher une ligne. Mettez-la dans une catégorie générale — « Divers » existe précisément pour cela — et déplacez-la plus tard. Les liaisons ne sont jamais définitives : rouvrez le document et choisissez une autre ligne dès que vous en savez plus.

J'ai lié quelque chose à la mauvaise ligne budgétaire. Rouvrez le document et modifiez-le. L'ancienne liaison disparaît et les deux lignes budgétaires sont mises à jour ; vous ne perdez rien à deviner d'abord et corriger ensuite.

Lier modifie-t-il la facture elle-même ? Non. Lier est une métadonnée à côté de la facture — le fichier reste intact. Toute personne avec qui vous partagez le fichier voit exactement ce qui est arrivé.

Qui peut lier ? Toute personne sur le projet. La trace de liaison est consignée pour que toute autre personne sur le projet puisse voir qui a confirmé quoi et quand.

10En cas de problème

• Le bouton Confirmer est grisé ? Hemma en donne la raison juste en dessous : soit une ligne a plus de liaisons que son propre montant, soit une ligne qui porte un montant n'a pas encore de ligne budgétaire. Parcourez les cartes du haut vers le bas — une carte sans choix affiche « Aucune ligne de budget choisie » et montre son montant comme non affecté.
• Une ligne à 0,00 € ne bloque pas Confirmer. Elle affiche « Rien à associer » en gris, car il n'y a pas d'argent dessus à placer où que ce soit, et elle est simplement ignorée. Si l'IA a mal lu le montant et qu'il ne devrait pas être nul, appuyez sur le crayon à côté pour le corriger — dès qu'elle porte un montant, il lui faut une ligne budgétaire comme à toute autre ligne.
• Seulement un petit panneau "Postes budgetaires liés" indiquant que rien n'est lié, et aucun moyen d'assigner quoi que ce soit ? C'est à cela que ressemble un document sans lignes distinctes, et c'est normal. Placez-le depuis Ce qui a été convenu (devis) ou Ce qui a été dépensé (factures), comme décrit plus haut.
• Une facture liée est absente du budget ? Voir mon total de budget semble erroné.
• L'écran ne charge pas ? Voir un document est bloqué dans « À vérifier » — vous avez peut-être une extraction encore en attente.

11Voir aussi

• Répartir une facture sur plusieurs lignes budgétaires
• Lire l'état de votre budget
• HT, TVA et total — ce que Hemma utilise où
• Mon total de budget semble erroné