Bestandsgrootte, bestandstypes en wat er gescand wordt

01Wat Hemma aanvaardt

Bestandstypes: PDF, JPEG, PNG, HEIC, WebP. Dat dekt elke factuur, offerte, vergunning, plan, foto en scan die je waarschijnlijk van een aannemer of gemeente ontvangt.

Grootte: tot 10 MB per bestand.

Alles wat niet in die lijst staat, wordt niet verwerkt. Spreadsheets, Word-documenten, ZIP-archieven, uitvoerbare bestanden, agenda-uitnodigingen — allemaal overgeslagen. Het origineel wordt niet bewaard en je ziet ze niet in je project.

02Waarom die types

PDF's en afbeeldingen zijn de formaten die contact met de werkelijkheid overleven. Elk boekhoudprogramma exporteert PDF. Elke telefoon maakt JPEG- of HEIC-foto's. Elke scanner produceert PDF. Het zijn ook de enige formaten die de AI van Hemma betrouwbaar kan lezen — de gestructureerde data van een spreadsheet vraagt een andere pijplijn die we niet hebben gebouwd.

Beperken tot die twee formaten is ook een kleine veiligheidskeuze. Spreadsheets en Word-documenten kunnen macro's bevatten. PDF's en afbeeldingen kunnen geen code uitvoeren. Hemma hoeft zich dus nooit af te vragen "is deze bijlage vijandig?" — het weigert gewoon alles wat dat zou kunnen zijn.

03Wat geblokkeerd wordt en waarom je het ziet

Elke geweigerde bijlage verschijnt op de berichtdetailpagina met de reden. Je ziet precies wat is overgeslagen, zodat er niets stilletjes verdwijnt.

De redenen die je kunt zien:

• Te groot. Het bestand is groter dan 10 MB. Vraag de afzender om te comprimeren of op te splitsen. Voor een reusachtig gescand plan werkt opsplitsen per pagina in hun PDF-lezer meestal.
• Verkeerd bestandstype. Geen PDF of ondersteunde afbeelding. Het origineel wordt niet bewaard.
• Magic bytes komen niet overeen. De bestandsextensie zegt het ene (.pdf) maar de inhoud is iets anders. Meestal een corrupte download uit het e-mailprogramma van de afzender. Vraag om opnieuw te sturen.
• Kon PDF niet parseren. Het bestand is verkeerd gestructureerd. De PDF mist zijn eindmarker, of heeft een misvormde header. Vaak bij PDF's gegenereerd door heel oude software.
• Kon afbeelding niet lezen. Het beeldbestand is corrupt of afgekapt. Zelfde advies: vraag om opnieuw te sturen.
• Downloadfout. Hemma heeft de bijlage proberen op te halen bij je e-mailprovider en is gefaald. Hemma probeert automatisch opnieuw voor het opgeeft; zie je dit, dan had de e-maildienst een tijdelijk probleem. Stuur het origineel opnieuw door.
• Schadelijk. De body of een bijlage is gemarkeerd als phishing- of prompt-injectiepoging. Hemma laat hem vallen en toont hem niet.

04De malware- en phishingscan

Elke binnenkomende e-mail gaat door een veiligheidsvoorscan voor Hemma iets verwerkt. De body wordt door een AI gescoord op risico voor prompt-injectie en content-manipulatie op een schaal van 0 tot 10. Alles dat 7 of hoger scoort, wordt gedumpt als schadelijk.

Bijlagen gaan door een aparte validatiepijplijn:

1. De eerste bytes van het bestand worden vergeleken met het opgegeven type. Een .pdf die in werkelijkheid een uitvoerbaar bestand is, wordt hier geblokkeerd.
2. PDF's worden round-trip getest — Hemma controleert de header en de end-of-file-marker.
3. Afbeeldingen gaan door een metadatalezer. Wat niet decodeert, wordt geblokkeerd.

Je hoeft hier niets aan in te stellen. Het draait gewoon.

05Veelgestelde vragen

Mijn aannemer stuurde een foto van 25 MB. Krijg ik die binnen? Verklein hem voor het doorsturen. Op een Mac open je de afbeelding in Voorvertoning en kies je Hulpmiddelen → Wijzig grootte. Op Windows heeft de Foto's-app hetzelfde. De meeste moderne telefoons leveren standaard al beelden onder 10 MB.

Kan ik de limiet voor mijn project verhogen? Nee. De grens van 10 MB is globaal. Het is een balans tussen 99% van de echte documenten dekken en e-mailverwerking snel en betrouwbaar houden.

Waar zie ik wat is geblokkeerd? Op de detailpagina van elk bericht dat je hebt doorgestuurd, staan de geweigerde bijlagen met hun reden. Niets is verborgen.

06Als het misloopt

• Een e-mail die je hebt doorgestuurd is nooit aangekomen in je project? Zie Een e-mail die ik heb doorgestuurd is niet aangekomen.
• Een bestand niet kunnen vinden waarvan je zeker bent dat je het hebt geüpload? Zie Ik kan een document dat ik heb geüpload niet vinden.

07Gerelateerd

• Hoe e-maildoorsturing werkt
• Hoe AI-documentverwerking werkt
• Welke soorten documenten Hemma begrijpt