Deellinks beheren — vervaldatum, intrekken, geschiedenis
Een deellink is toegang tot een van je plannen. Die toegang verdient een duidelijke vervaldatum, een propere intrekken-knop en een spoor van wie je hebt uitgenodigd en wat ze ermee hebben gedaan. Het deelcentrum op elk plan dekt alle drie.
01Waar vind je het
Open het plan en tik op de deeloptie. Het deelvenster toont een lijst met elke deellink die voor dit plan bestaat — vroeger, huidig en ingetrokken — met de bedieningselementen om ze te beheren.
02Een vervaldatum instellen
Wanneer je een nieuwe deling aanmaakt, vraagt het formulier om een vervaldatum. Drie opties:
- 7 dagen — korte feedbackrondes. Handig wanneer je één ronde feedback wil en je niet verwacht dat de ontvanger er weken later op terugkomt.
- 30 dagen — de standaard, en wat past bij de meeste samenwerkingen met architecten. Een maand is lang genoeg voor offerterondes, herzieningen en een eindgoedkeuring.
- Nooit — open toegang. Kies dit voor een langetermijnpartner (je projectarchitect, je partner als die liever enkel e-mailtoegang heeft). Je kunt later altijd intrekken.
Hemma berekent het werkelijke vervalmoment vanaf het moment dat je verstuurt. "7 dagen" betekent zeven dagen vanaf vandaag, niet zeven dagen vanaf wanneer de ontvanger het voor het eerst opent.
03Een vervaldatum verlengen
Vervaldatum nadert en het gesprek is niet klaar? Je hoeft niet in te trekken en opnieuw aan te maken. Op de deelrij opent het kalenderpictogram een kleine popover met dezelfde drie opties — 7 dagen, 30 dagen, nooit. Kies er een en de nieuwe vervaldatum is vanaf vandaag ingesteld.
De ontvanger hoeft niets te doen. De link die ze al hebben blijft werken.
04Een link intrekken
Stopt een project, vertrekt een architect, of ben je gewoon van gedacht veranderd, dan snijdt de actie Intrekken op de deelrij de toegang af. Tik er één keer op en de knop schakelt naar een bevestigstand voor drie seconden; tik nogmaals om te bevestigen. Het twee-tikken is bewust — intrekken is onmiddellijk en niet ongedaan te maken, dus het is een bewuste seconde waard.
Wat er daarna gebeurt:
- De ontvanger. De volgende keer dat ze het plan proberen te openen, zien ze een scherm dat zegt dat de link niet meer beschikbaar is. Er wordt geen reden getoond — datzelfde scherm verschijnt voor ingetrokken, verlopen en ongeldige links, met opzet (je wil niet dat een onderzoekende bezoeker leert waarom de toegang faalde).
- Hun annotaties en antwoorden. Die blijven op het plan. Intrekken stopt nieuwe bezoeken; het verwijdert het gesprek dat al heeft plaatsgevonden niet.
- De auditlog. De intrekking wordt genoteerd — wie heeft het gedaan en wanneer — zodat de deelgeschiedenis ze vanaf dan toont als Ingetrokken.
Intrekken is onmiddellijk. Er is geen genadeperiode.
05De deelgeschiedenis per plan
Het deelcentrum lijst elke deling op dit plan op, niet enkel de actieve. Elke rij toont:
- Het e-mailadres van de ontvanger.
- Een statuspill.
- Uitgenodigd — de mail is verstuurd maar de ontvanger heeft de link nog niet geopend.
- Actief — de ontvanger heeft hun e-mailadres bevestigd en gebruikt de link.
- Verlopen — de vervaldatum is voorbij.
- Ingetrokken — jij (of een ander projectlid) heeft de toegang handmatig afgesneden.
- Tijdstempels. Wanneer je hebt uitgenodigd, wanneer ze hebben aanvaard (als dat is gebeurd), wanneer de link verloopt (of wanneer ze is verlopen).
- Acties per rij. Intrekken, vervaldatum verlengen en de uitnodigingsmail opnieuw sturen als het origineel verloren is gegaan in een spammap.
Sorteer visueel: iemand in Uitgenodigd voor meer dan een dag of twee heeft waarschijnlijk een duwtje nodig; iemand Actief zit in het gesprek; iemand Verlopen of Ingetrokken is het historisch spoor.
06Veelgestelde vragen
Kan ik twee keer met hetzelfde e-mailadres delen? Ja — bijvoorbeeld als je hebt ingetrokken en van gedacht bent veranderd. Hemma maakt een nieuwe deelrij met een nieuwe link. De oude rij blijft in de geschiedenis als Ingetrokken.
Kan ik zien hoe vaak de ontvanger heeft bezocht? De deelrij toont wanneer ze het plan voor het laatst hebben bezocht, maar Hemma toont geen log per bezoek. Heb je dat specifiek nodig, mail dan naar hello@gethemma.app.
De ontvanger zegt dat de mail nooit is aangekomen. Gebruik de actie Opnieuw versturen op de deelrij. Er is een korte afkoelperiode tussen herzendingen en een kleine cap per deling, dus is de knop uitgegrijsd, wacht een minuut en probeer opnieuw — of zie Mijn architect kan de deellink niet openen als het probleem blijft terugkomen.
Wat is het verschil tussen "Intrekken" en gewoon laten verlopen? Intrekken snijdt de toegang onmiddellijk af. Verloop loopt af op de tijdstempel. Wil je dat het nu weg is, trek in. Vind je het oké dat de ontvanger hem blijft gebruiken tot de oorspronkelijke deadline, doe dan niets.
Kan de ontvanger zijn eigen toegang verlengen? Nee. Enkel projectleden kunnen de vervaldatum wijzigen of een link intrekken. Ontvangers kunnen je vragen om te verlengen, maar ze kunnen het niet zelf.
07Als het misloopt
- De knop Intrekken is uitgegrijsd: de link is al verlopen of ingetrokken. Geen verdere actie nodig.
- De vervaldatum op de rij komt niet overeen met wat je hebt ingesteld: vernieuw de pagina. De weergave loopt af en toe achter.
- De ontvanger is Actief maar je herkent het e-mailadres niet: iemand anders op je project heeft het plan gedeeld en is vergeten dit te zeggen. Open de deelrij — het veld Uitgenodigd door toont wie ze heeft aangemaakt.