Doorsturen instellen in Gmail
Je wil waarschijnlijk niet dat elke e-mail in je Gmail-inbox naar Hemma gaat — enkel die van aannemers, je architect en je gemeente. Het filtersysteem van Gmail maakt dat makkelijk. Eenmaal instellen en vergeten.
01Voor je begint
Je hebt nodig:
- Je project-e-mailadres. Vind het in Hemma onder Instellingen → Project, in het veld Inkomende e-mail. Tik op Kopiëren om het te grijpen.
- Toegang tot het Gmail-account waaruit je wil doorsturen, op een desktopbrowser. De mobiele Gmail-app kan geen filters aanmaken of doorsturing instellen.
02Stappen
1. Voeg je Hemma-adres toe als doorstuurbestemming
Klik in Gmail op het tandwielicoon → Alle instellingen weergeven → tabblad Doorsturen en POP/IMAP → Een doorstuuradres toevoegen. Plak je Hemma-projectadres. Gmail mailt een bevestigingscode naar dat adres.
Die bevestigingsmail komt aan in Hemma, wat betekent dat je hem in je wachtkamer Afzenders ziet zitten. Open hem, kopieer de verificatiecode en plak hem terug in de Gmail-instellingenpagina.
Je kunt ook op de verificatielink in de mail klikken in plaats van de code te typen, maar de code is sneller op een telefoon.
2. Keur Gmail goed als afzender (indien nodig)
Eens je bevestigt, wordt Gmail zelf een afzender naar je project. Ga naar Instellingen → Afzenders in Hemma en keur het goed, anders belanden toekomstige Gmail-doorzendingen in de wachtkamer.
3. Maak filters aan voor de afzenders die je wil doorsturen
Dit is wat je tijd bespaart. In plaats van alles door te sturen, maak je één filter per aannemer.
Klik in Gmail op het zoekveld en dan op het filtericoon rechts. Voer het e-mailadres van de aannemer in het veld Van in en klik op Filter maken. Vink op het volgende scherm Doorsturen naar: aan en kies je Hemma-adres uit de dropdown. Klik op Filter maken.
Herhaal voor elke aannemer, je architect, je gemeente, je verzekeraar, je bank — iedereen die documenten over de bouw stuurt.
4. Optioneel — oude e-mails inhalen
Zoek voor elke aannemer hun e-mailadres in Gmail, selecteer alle berichten en kies Doorsturen als bijlage in het menu Meer acties. Stuur ze naar je Hemma-adres. Hemma verwerkt het hele pakket.
Dit is de goedkoopste manier om maanden bouwgeschiedenis in één keer in je project te laden.
03Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Hemma-adres gewoon aan mijn aannemer geven en filters overslaan? Ja — dat is zelfs beter. Vraag nieuwe aannemers het projectadres rechtstreeks te mailen. Filters zijn voor mensen die al je persoonlijk adres hebben.
Wat als ik wil dat de mails van één aannemer zowel naar mijn inbox als naar Hemma gaan? Dat is de standaard. Gmail's "doorsturen" laat het origineel in je inbox staan, tenzij je ook Verwijder de Gmail-kopie aanvinkt op het filterscherm. De meeste mensen laten beide.
Wat met Gmail-labels en sterren? Filters kunnen dat ook. Wil je dat doorgestuurde aannemermails worden gemarkeerd met een label Bouw, voeg dan Pas het label toe: Bouw toe aan hetzelfde filter.
04Als het misloopt
- De verificatiecode-mail is nooit in je Hemma-wachtkamer verschenen? Kijk of je het projectadres correct hebt gespeld in Gmail. Zie Een e-mail die ik heb doorgestuurd is niet aangekomen.
- Een mail van een aannemer komt aan in Gmail maar verschijnt niet in Hemma? Het filter kan zijn uitgeschakeld. In Gmail toont Instellingen → Filters en geblokkeerde adressen elk actief filter.