Een factuur of offerte aan een budgetlijn koppelen
Hemma leest de factuur. Het haalt de aannemer, de datum, het bedrag, de lijnen. Maar het veronderstelt niet bij welke budgetlijn elke lijn hoort — dat is jouw keuze. Koppelen is het kleine taakje dat van "een factuur is aangekomen" "het budget is bewogen" maakt.
01Voor je begint
Je hebt een budget nodig. Heb je er nog geen, zie Een budget van nul opbouwen of Een budget importeren uit Excel of CSV. Koppelen werkt niet tegen een lege boom.
Je hebt ook de factuur (of offerte) nodig in een verwerkte en bevestigde staat — alles wat nog in Nazicht nodig zit, moet eerst worden afgehandeld. Zie Een extractie nakijken en corrigeren.
02Hoe koppelen
Open de factuur of offerte vanuit de pagina Bestanden. De eerste keer plaatst Hemma je automatisch op het koppelscherm, want koppelen is de volgende stap na extractie. Elke lijn van de factuur krijgt een eigen kaart met drie dingen erop:
- De lijn zelf: beschrijving, bedrag en (als de factuur ze opsplitste) netto en BTW. Las de AI het bedrag verkeerd — een lijn van €0,00, of een bedrag dat duidelijk niet klopt — tik dan op het potlood ernaast om het te corrigeren. Het nieuwe bedrag wordt apart opgeslagen, vóór je koppelt.
- Een budgetlijn-picker — zoekbare dropdown van elke lijn in je boom, categorieën inbegrepen. Hoort een hele factuur bij één categorie, koppel ze dan meteen aan die categorie.
- Een bedragveld, vooraf ingevuld met het volledige bedrag van de lijn.
Kies de budgetlijn, laat het bedrag staan zoals het is en ga naar de volgende lijn. Wanneer elke lijn is toegekend, tik onderaan op Bevestigen.
03De voorstellen van Hemma
Voor de meeste facturen stelt Hemma vooraf voor elke lijn een budgetlijn voor — je ziet al een voorstel ingevuld, met een vertrouwenskleur ernaast. Groen voor hoog vertrouwen, oranje voor gemiddeld, rood voor laag.
De voorstellen komen uit dezelfde matching-engine die op imports draait: hij leest de lijnbeschrijving, het vakgebied van de aannemer, je budgetboom en gelijkaardige eerdere koppelingen. Aanvaard de hoge zonder na te denken, kijk even bij de gemiddelde, en kies zelf bij de lage.
Jij hebt altijd het laatste woord. Bevestigen legt jouw keuze vast, niet die van Hemma.
04Waarom het ertoe doet
Koppelen is wat het budget doet bewegen. Tot je koppelt, is een factuur enkel een document — zichtbaar op Bestanden en meegeteld bij de aannemer, maar niet bij een budgetlijn. Zodra je bevestigt:
- De kolom Gefactureerd op het budget updatet voor de lijnen die je hebt gekozen.
- De signaalkleuren op die lijnen worden herberekend (zie Je budgetstatus lezen).
- Het openstaande totaal van de aannemer daalt als je de factuur ook als betaald markeert (zie Een factuur als betaald markeren).
- Het filter Te koppelen op Bestanden toont deze factuur niet meer — je staat er weer eentje bij.
Offertes werken op dezelfde manier, behalve dat ze de kolom Geoffreerd voeden in plaats van Gefactureerd. Voor offertes is er ook een snellere weg, hieronder.
05Een hele offerte in één keer bevestigen
Voor offertes is er een tweede plek, en meestal is die sneller: Wat er afgesproken is, het scherm met elke offerte die je gekregen hebt, met het voorstel van Hemma al ingevuld.
Het verschil zit in de grootte van het gebaar. Bij het document ken je lijn per lijn toe. Op Wat er afgesproken is kijk je een offerte na, corrigeer je wat op de verkeerde budgetlijn staat, en tik je één keer op Offerte bevestigen. Vier offertes, vier tikken. Een offerte met honderd lijnen erop blijft één tik als het voorstel klopt.
Een offerte daar bevestigen doet ook iets wat het documentscherm niet kan: het leert Hemma hoe het werk van die aannemer op jouw budget valt. Hun volgende factuur, ook als er alleen een voorschot op staat, komt op de juiste lijnen terecht zonder dat je het opnieuw gevraagd wordt.
Correcties halen het nog altijd. Hemma stelt voor, jij beslist, en er wordt niets vastgelegd tot je tikt.
06Een document zonder aparte lijnen
Sommige documenten komen binnen als één bedrag met een omschrijving, zonder enige opsplitsing: één prijs voor het dak, en niets eronder. Dat gebeurt bij offertes en bij facturen.
Open zo'n document en het toekenscherm verschijnt niet. Er valt niets toe te kennen, dus krijg je onderaan het document een kort paneel Gekoppelde budgetlijnen, met de zin "Geen budgetlijnen gekoppeld aan dit document." Die zin klopt en wijst niet op een fout: het bedrag staat nog altijd op het document en er is niets verloren. Maar dat paneel toont enkel; je kan het geld er niet mee plaatsen.
Waar je dat wel doet, hangt af van het document:
- Een offerte ga je afwerken via Wat er afgesproken is. Ze staat daar zoals elke andere, ze zegt gewoon dat er niets te koppelen valt, en Offerte bevestigen vinkt ze af.
- Een factuur ga je afwerken via Wat er is uitgegeven, dat ze toont met een knop Klaar, om dezelfde reden: er zijn geen niet-toegekende lijnen die ze tegenhouden.
In beide gevallen blijft het bedrag bij de aannemer geregistreerd, en vraagt het document niets meer.
Klopt het totaal zelf niet, of hoorde er wel degelijk een opsplitsing bij? Zet dat dan eerst recht op het document. Bevestigen zegt dat de koppeling juist is, dus is het de moeite om eerst juist te zitten.
07Eén lijn over meerdere budgetlijnen splitsen
Als één lijn echt bij twee of meer budgetlijnen hoort — "Sanitair eerste beurt" verdeeld over badkamer en keuken — hoef je er geen één te kiezen en te liegen. Voeg een extra rij toe aan dezelfde lijn en verdeel het bedrag. Zie Eén factuur splitsen over meerdere budgetlijnen voor de volledige uitleg.
08Later bewerken
Koppelen is geen eenmalige actie. Na je bevestigen staat de factuur in haar eindtoestand, maar je kunt de koppeling op elk moment heropenen vanuit de detailpagina van de factuur. Koppeling bewerken brengt je terug op hetzelfde scherm met je vorige keuzes geladen; wijzig ze en bewaar. Het budget beweegt mee.
09Veelgestelde vragen
Ik weet niet bij welke budgetlijn een lijn hoort. Zet ze bij een algemene categorie — "Overige" staat er net daarvoor — en verplaats ze later. Koppelingen liggen nooit vast: open het document opnieuw en kies een andere lijn zodra je het beter weet.
Ik heb iets aan de verkeerde budgetlijn gekoppeld. Open het document en pas het aan. De oude koppeling verdwijnt en beide budgetlijnen worden bijgewerkt; je verliest niets door eerst te gokken en later te corrigeren.
Verandert koppelen de factuur zelf? Nee. Koppelen is metadata naast de factuur — het documentbestand blijft onaangeroerd. Iedereen aan wie je het bestand deelt, ziet exact wat is binnengekomen.
Wie kan koppelen? Iedereen op het project. Het koppelspoor wordt gelogd zodat iedereen op het project kan zien wie wat heeft bevestigd en wanneer.
10Als het misloopt
- De knop Bevestigen is uitgegrijsd? Hemma zegt er meteen onder waarom: ofwel heeft een lijn meer gekoppeld dan haar eigen bedrag, ofwel heeft een lijn met een bedrag nog geen budgetlijn. Loop de kaarten van boven naar onder af — een kaart zonder keuze zegt "Nog geen budgetlijn gekozen" en toont haar bedrag als nog niet toegewezen.
- Een lijn van €0,00 houdt Bevestigen niet tegen. Die leest "Niets te koppelen" in het grijs, want er staat geen geld op om ergens te zetten, en ze wordt gewoon overgeslagen. Las de AI het bedrag verkeerd en hoort er wel iets te staan, tik dan op het potlood ernaast om het te corrigeren — zodra er een bedrag op staat, heeft ze net als elke andere lijn een budgetlijn nodig.
- Enkel een klein paneel "Gekoppelde budgetlijnen" dat zegt dat er niets gekoppeld is, en geen manier om iets toe te kennen? Zo ziet een document zonder aparte lijnen eruit, en dat hoort zo. Plaats het via Wat er afgesproken is (offertes) of Wat er is uitgegeven (facturen), zoals hierboven beschreven.
- Een gekoppelde factuur ontbreekt in het budget? Zie Mijn budgettotaal lijkt fout.
- Het scherm laadt niet? Zie Een document blijft in "Nazicht nodig" hangen — er kan nog een extractie hangen.