Documenten taggen en categoriseren

01Waarvoor tags dienen

Tags zijn hoe je zes maanden later een document op onderwerp terugvindt, wanneer je je de aannemernaam niet meer herinnert en de bestandsnaam scan_001.pdf is.

Een paar dingen die tags goed doen:

• Groeperen wat bij dezelfde kamer, fase of vakgebied hoort. "Badkamer", "fase-3", "elektriciteit".
• Documenten markeren die opvolging vragen. "te-betalen", "te-bekijken", "beslissing-hangt".
• Parallelle sporen zichtbaar houden. "hoofdhuis" versus "tuinhuis" als je beide bouwt.

Er is geen regel over hoe je moet taggen. Gebruik welk vocabularium voor jou klopt. De zoekopdracht van Hemma matcht wat je typt.

02Waar taggen

Open de detailpagina van een document. De tagrij staat op desktop net onder de titelbalk. Op mobiel zit ze één tik achter het Tags-icoon.

Om een tag toe te voegen, typ de naam. Hemma stelt bestaande tags uit je project voor terwijl je typt, plus het standaard bouwvocabularium — elektriciteit, sanitair, hvac, dakwerken, fundering, structuur, afwerking, materialen, werkuren, vergunning, voorschot, schijf, garantie, enzovoort. Tik op een voorstel om te aanvaarden, of druk Enter om een nieuwe toe te voegen.

Om een tag te verwijderen, tik je op het kleine × op de chip.

03Categoriseren — wat Hemma al heeft gedaan

Je categoriseert geen documenten in Hemma. Het veld type — factuur, offerte, vergunning, plan, foto, inspiratie, tech doc, andere — doet dat voor jou, en Hemma zet het automatisch op basis van de inhoud van het document.

Klopt het type niet, dan kun je het wijzigen op de detailpagina. Zie Een extractie nakijken en corrigeren voor wanneer Hemma vraagt een type te bevestigen, en Welke soorten documenten Hemma begrijpt voor wat elk type betekent.

Het mentale model is dus:

• Type: wat voor soort document dit is. Door Hemma gezet.
• Tags: op welk onderwerp, kamer of status het slaat. Door jou gezet.

Beide zijn doorzoekbaar vanaf de pagina Bestanden.

04Tag-limieten

Een document kan tot twintig tags hebben. Elke tag is tussen één en honderd tekens. Schuine strepen, koppeltekens en punten zijn in orde. Spaties zijn in orde maar maken tags lastiger om later te typen — keuken-renovatie is bruikbaarder dan keuken renovatie.

Er is geen projectplafond op het aantal unieke tags dat je kunt aanmaken. Dezelfde tag op dertig documenten telt als één tag.

05Veelgestelde vragen

Moet ik elk document taggen? Nee. Tag documenten die je later op onderwerp wil terugvinden. Een eenmalige foto van een stopcontact heeft waarschijnlijk geen tag nodig. Een offerte van een aannemer die je tegen een andere afweegt waarschijnlijk wel — tag beide met hetzelfde projectonderwerp en zoek dat.

Mijn partner gebruikt andere woorden voor hetzelfde — breekt dat dingen? Ja. Tagt een van jullie als "kitchen" en de andere als "keuken", dan mist een zoekopdracht naar de ene de andere. Spreek samen een vocabularium af. Hemma's voorstellijst is een goed startpunt — ze zijn allemaal Engels met opzet, juist om dit over talen heen te voorkomen.

Kan ik een tag overal hernoemen? Niet in één klik. Bewerk de tag op elk document. Het vooraf voorziene vocabularium bestaat deels om dit geen probleem te laten worden — start je vanuit voorstellen, dan zul je waarschijnlijk niet hoeven te hernoemen.

Worden tags met mijn team gedeeld? Ja. Het hele project ziet dezelfde tags op dezelfde documenten, en de voorstellijst put uit elke tag die een projectlid heeft gebruikt.

06Als het misloopt

• Een document niet via tag terugvinden? Controleer of de tag exact zo gespeld is als je hem hebt toegepast (zoeken op tags is exact). Zie Ik kan een document dat ik heb geüpload niet vinden.

07Gerelateerd

• Een document vinden
• Welke soorten documenten Hemma begrijpt
• Een extractie nakijken en corrigeren